In der heutigen Geschäftswelt verschicken wir wöchentlich hunderte von E-Mails an Geschäftspartner und Kunden. Diese Art der Kommunikation bietet uns viele Vorteile. Sie ist schnell, einfach und unkompliziert. Doch vor allem in geschäftlichen E-Mails ist es wichtig, dass gewisse Richtlinien bzgl. der anzugebenden Informationen eingehalten werden.
Checkliste der gesetzlichen Pflichtangaben des E-Mail Impressums:
1. Name
Der E-Mail Empfänger muss sofort erkennen können, wer der Absender der E-Mail ist. Die Angabe des Firmennamens mit der dazugehörigen Rechtsform der Firma ist zwingend erforderlich. Die Schreibweise sollte mit den Angaben auf dem Registereintrag übereinstimmen.
2. Adresse
Der E-Mail Empfänger muss wissen wie er den Absender der E-Mail erreichen kann. Eine vollständige Adresse inklusive Telefonnummer muss gelistet werden. Diese Angaben müssen auch mit den Informationen, die im Handelsregister eingetragen sind, übereinstimmen.
3. Registereintrag
Ist Ihre Firma im Handelsregister eingetragen, müssen Angaben zum Registergericht und zu der Nummer gemacht werden, unter der Ihre Firma eingetragen ist.
4. Kapitalgesellschaften
Ist Ihre Firma eine AG oder GmbH, so müssen die Namen der Aufsichtsratsvorsitzenden und der Vorstandsvorsitzenden samt Vertreter bzw. des Geschäftsführer genannt werden.
Entspricht Ihre E-Mail Signatur den gesetzlichen Richtlinien? Nehmen Sie sich einen Moment Zeit und überprüfen Sie die Angaben in Ihren geschäftlichen E-Mails, denn diese gelten als offizielle Geschäftsbriefe.
Bei speziellen Fragen zu einem der oben aufgelisteten Punkten empfehlen wir Ihnen den Anwalt Ihres Vertrauens aufzusuchen oder aber einen unserer nachfolgenden Kooperationspartner zu kontaktieren.
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